Nel recruiting ad alti volumi (Retail, GDO, Ristorazione), la competizione non si gioca più sul brand, ma sulla velocità: chi arriva prima vince. In questa intervista, Federico Pedron spiega come l'automazione intelligente su WhatsApp permette di passare dalla candidatura all'agenda del colloquio in soli 6 minuti, riducendo il ghosting e trasformando la semplice Lead Generation in assunzioni concrete.
Come Whatsapp & AI trasformano il concetto di Lead Generation
Siamo abituati a misurare il recruiting in settimane o mesi.
Ma cosa succederebbe se il tempo che intercorre tra una candidatura e l’agenda di un colloquio scendesse a soli 6 minuti?
Nel recruiting ad alti volumi (Retail, GDO, Ristorazione), la competizione non si gioca più solo sul salario o sulla forza del brand, ma sulla velocità.
Chi arriva prima al candidato, vince.
Eppure, molti HR si trovano ancora bloccati a gestire migliaia di CV provenienti da Indeed o LinkedIn, perdendo ore in telefonate a vuoto e ghosting.
Per capire come sbloccare questo “collo di bottiglia”, abbiamo intervistato Federico Pedron, founder di Klaaryo. Con lui abbiamo discusso di come l’automazione intelligente e l’uso di WhatsApp stiano trasformando il concetto di “Lead Generation” in assunzioni reali.
Ecco cosa ci ha raccontato.
Partiamo dal contesto, a chi si rivolge la vostra soluzione? Lavorate più nel settore white collar o blue collar?
Federico Pedron (Klaaryo):
La consulenza copre tutto, ma vendiamo molto meglio alle Agenzie per il Lavoro e ai settori ad alti volumi( blue collar), perché lì i grandi numeri permettono di misurare l’impatto economico in modo evidente.
Un professionista white collar (come un ingegnere o un marketer) vive su LinkedIn e controlla la mail costantemente. Per loro quei canali funzionano.
Noi ci rivolgiamo invece ai cosiddetti “deskless workers”: chi lavora nella ristorazione, nel retail, nella logistica. Queste persone non stanno davanti a un PC e spesso non rispondono alle telefonate o lo fanno dopo molti tentativi. Per loro, WhatsApp è il canale naturale e immediato.
Fai una distinzione netta tra "Lead Generation" e "Assunzione", perchè?
Federico Pedron (Klaaryo):
Sì, è fondamentale dare i giusti nomi alle cose. Piattaforme come Indeed sono strumenti di Lead Generation: ti portano il contatto (il lead). Ma se ti fermi lì, hai solo un database pieno di nomi.
Klaaryo serve a trasformare quel lead in una candidatura reale e poi in un’assunzione, gestendo il processo ed evitando che si blocchi.
Spesso le aziende spendono budget extra per avere 500 candidature, ma il recruiter riesce a gestirne umanamente solo 40. Le altre sono soldi buttati.
L’automazione serve a gestire quei volumi senza esplodere.
Qual è il problema principale che risolvete per queste aziende ad alti volumi??
Federico Pedron (Klaaryo):
Il problema è la velocità.
In un mercato locale, dove la domanda di lavoro spesso supera l’offerta, i candidati applicano contemporaneamente a più aziende simili.
La preferenza del candidato non è necessariamente sul brand, ma su chi risponde prima.
Spesso l’HR manda i CV via mail allo Store Manager. Quei CV rimangono fermi per 7 giorni perché lo Store Manager ha altro da fare (il recruiting è il 15% del suo tempo).
Quando finalmente li chiama, i candidati non rispondono o hanno già trovato altro. Noi automatizziamo il contatto e l’agenda: lo Store Manager si trova il colloquio già fissato, senza dover inseguire nessuno.
Con la nostra automazione, possiamo portare un candidato dalla candidatura alla prenotazione del colloquio in soli 6 minuti.
Se non hai un sistema così veloce, perdi il candidato “caldo” a favore di chi è arrivato prima.
Come funziona in pratica l'interazione tra AI e candidato? Il candidato sa di parlare con un'AI?
Federico Pedron (Klaaryo):
Sì, il candidato ne è perfettamente consapevole. Per questioni di trasparenza, correttezza e compliance normativa, lo dichiariamo subito: il primo messaggio che arriva su WhatsApp recita chiaramente “Ciao, sono Federico il recruiter virtuale”.
Non si tratta però dei classici chatbot “stupidi” a bottoni preimpostati (quelli che ti chiedono “Hai la patente? Sì/No”).
Noi utilizziamo un’AI conversazionale intelligente. Questo significa che il sistema non segue solo un copione rigido, ma capisce il contesto.
Se un candidato scrive “Ho lavorato 12 mesi in questo settore”, l’AI è in grado di approfondire chiedendo: “Ottimo, cosa hai imparato di specifico e come pensi di applicarlo qui?”.
È una vera conversazione guidata, capace anche di rispondere alle domande del candidato (es. sulla RAL o sui turni) basandosi sulle informazioni che possiede.
Tutto questo avviene grazie a una fase di addestramento iniziale. Quando attiviamo il servizio, facciamo un workshop con l’azienda per mappare i ruoli standard, ma l’AI è anche in grado di “leggere” in autonomia la singola Job Description dall’ATS.
Se per uno specifico store a Bergamo l’annuncio richiede un “part-time di 24 ore”, l’AI genererà automaticamente la domanda specifica per quel requisito, anche se non era prevista nello standard.
Infine, l’umano ha sempre il controllo.
È possibile bloccare l’AI per una singola conversazione ed intervenire manualmente in qualsiasi momento.
Inoltre, il sistema ha un “ticketing” di sicurezza: se rileva che un candidato è arrabbiato o frustrato, blocca l’automazione e invia un alert al recruiter umano per gestire la criticità.
In sintesi, il flusso è questo:
L’azienda riceve il CV, l’AI di Klaaryo contatta immediatamente il candidato su WhatsApp, effettua un assessment con domande specifiche basate sull’addestramento ricevuto e, se il candidato risulta idoneo, fissa in autonomia il colloquio sincronizzandosi direttamente con l’agenda del recruiter.
Per le Agenzie per il Lavoro, che odiano fare le chiamate a freddo (cold call), si potrebbe usare per fare "lead scoring"?
Federico Pedron (Klaaryo):
Assolutamente. Invece di chiamare tutti alla cieca, puoi mandare un WhatsApp automatico chiedendo: “Sei ancora disoccupato?” o “Ti interessa un lavoro domani?”.
Il recruiter chiama solo chi risponde “Sì”.
Questo aumenta drasticamente il tasso di conversione delle telefonate e fa risparmiare ore di lavoro.
E’ possibile partire anche dal proprio database interno di vecchi candidature.
Puoi prendere 30 candidati dal tuo ATS e aggiungerli a una campagna “Store Manager Vicenza”.
Klaaryo scrive loro su WhatsApp per chiedere se sono interessati.
Parliamo di costi. Usare WhatsApp in modo massivo non è dispendioso?
Federico Pedron (Klaaryo):
Il costo unitario di WhatsApp è basso, ma sui grandi volumi (parliamo di aziende che ricevono 30-50.000 candidature l’anno) va gestito.
Il nostro modello non si basa sul costo per messaggio, ma su pacchetti di candidature annuali.
Inoltre, bisogna considerare il risparmio sui costi occulti.
Per gestire 300 assunzioni al mese manualmente servirebbero diverse persone dedicate solo a chiamare e filtrare.
Spesso mettiamo figure HR qualificate a fare “call center”, demotivandole e spingendole al turnover.
L’automazione libera il recruiter da questo lavoro a basso valore aggiunto.
Quali sono secondo te gli indicatori che dovrebbe guardare un HR per capire se investire nella % di conversione?
Federico Pedron (Klaaryo):
Un HR dovrebbe investire nella % di conversione quando emergono alcuni segnali molto chiari lungo il processo di selezione.
La domanda c’è: arrivano molte candidature, i canali funzionano, il problema non è attirare persone ma trasformare quell’interesse in colloqui efficaci e assunzioni concrete. In questo scenario, aumentare il volume porta rendimenti marginali, mentre migliorare la conversione moltiplica il valore di ciò che già entra nel funnel.
I costi crescono: il costo per assunzione sale, le campagne diventano più care, le agenzie incidono sempre di più. Se a fronte di questo investimento il numero di assunzioni non cresce in modo proporzionale, significa che il valore si sta perdendo nel processo. Lavorare sulla conversione è spesso il modo più rapido per recuperare ROI senza aumentare il budget.
Il funnel perde candidati per frizione, non per mancanza di interesse: tempi di risposta lunghi, email ignorate, chiamate perse, no-show ai colloqui, continui follow-up manuali. Qui il problema non è la motivazione del candidato, ma l’esperienza e l’operatività del processo. Migliorare la conversione significa rimuovere attriti inutili.
Il team HR è sotto pressione operativa: troppe attività a basso valore, troppo tempo speso a rincorrere candidati, riprogrammare colloqui, fare screening ripetitivi. Quando il team è saturo, investire in conversione libera capacità, riduce sprechi e permette all’HR di concentrarsi su decisioni di qualità, non su task amministrativi.
In questi casi, lavorare sulla % di conversione non è una semplice ottimizzazione tattica del funnel.
È una leva strategica che impatta costi, tempi, qualità delle assunzioni e sostenibilità del team nel medio periodo.
Anche LinkedIn sta lanciando il suo "Hiring Assistant". Vi preoccupa?
Federico Pedron (Klaaryo):
Sono target diversi. L’ingegnere o il sales stanno su LinkedIn e vogliono essere “coccolati”. Il ragazzo che manda 50 candidature a McDonald’s, Burger King e Roadhouse vuole solo un accesso veloce. Se gli dai una chat rapida su WhatsApp, vince chi arriva prima. Per questo target, LinkedIn non è il canale giusto.
Un consiglio finale per gli HR che devono convincere la direzione e farsi approvare questo budget?
Federico Pedron (Klaaryo):
Deve parlare di competizione locale.
Se cerchi personale a Ferrara e la domanda di lavoro supera l’offerta, i candidati applicano a te e ai tuoi 5 competitor contemporaneamente.
La preferenza del candidato non è sul brand, ma sulla velocità.
Chi fissa il colloquio per primo, vince.
Noi permettiamo di farlo in 6 minuti. Se non hai questa velocità, sei fuori mercato.